Lá thư #30 | Vì sao chúng ta mất tập trung?
Mất tập trung là điều hoàn toàn tự nhiên. Não bộ cần 10 - 18 phút tiếp theo để lấy lại sự tập trung ban đầu. Vậy làm sao để tập trung và tiếp tục công việc đang dang dở?
Xin chào, bạn thân mến <3
Theo tài liệu của Harvard Business Review, mỗi khi mất tập trung, não bộ cần 10 - 18 phút tiếp theo để lấy lại sự tập trung ban đầu. Nhưng thường thì, trong 10 - 18 phút ấy, đủ để ta mất tập trung thêm 10, 18 lần nữa bằng những nội dung ngắn trên mạng xã hội hoặc một câu chuyện tám cùng bạn bè qua Zalo.
Kể cùng cậu câu chuyện của chính tôi rằng…
Trước khi bắt đầu giờ làm việc, tôi đã gạch rõ ràng một list các việc cần làm, để đúng boong 9h sẽ bắt đầu. Và khi thời gian đã điểm, tôi mở máy tính lên, mở file ra rồi tôi chợt muốn chọn 1 bài nhạc trên Youtube để tăng sự tập trung. Tôi mở Youtube lên, nhạc thì chưa kịp tìm, mà đã bị cuốn vào một tập vlog mới của Youtuber mình thích. 30 phút trôi qua, tôi giật nảy mình, như bừng tỉnh sau cơn mê, dù mình chẳng mê man gì. Tôi nhận ra mình đã tiêu 30 phút vào việc ngồi xem Youtube chứ không phải làm việc như kế hoạch.
Lại một lần khác, tôi đang mải viết bài cho blog, tự nhiên nhớ ra tin nhắn của khách hàng còn chưa trả lời. Thế là tôi vội vàng ngừng việc viết và mở Zalo lên để trả lời khách. Ngay lập tức, khách cũng phản hồi lại và câu chuyện của chúng tôi kéo dài hết 30 phút.
Sau những lần kể trên, tôi hầu như không thể tiếp tục làm công việc dang dở, để rồi buộc phải chuyển sang việc khác trong sự tiếc nuối và tội lỗi.
Tôi đã không muốn lặp đi lặp lại tình trạng này.
Sự tập trung là một dạng cơ bắp
Tìm hiểu về sự tập trung, tôi rất thích ý tưởng “Sự tập trung là một dạng cơ bắp”, và nếu thế, chúng ta hoàn toàn có thể luyện tập được.
Tài liệu của Harvard Business Review chia sẻ quá trình mất tập trung có 4 giai đoạn bao gồm:
Bước 1, ta bắt đầu công việc với mục tiêu cụ thể và rõ ràng.
Bước 2, tâm trí bắt đầu xao nhãng, mất tập trung.
Bước 3 tâm trí nhận thức được việc nó đang mất tập trung.
Bước 4 tâm trí đưa ra quyết định có quay trở lại với công việc và tập trung làm cho xong hay không.
Cậu thử ngẫm nghĩ một chút về 4 bước này nhé.
.
Cậu có nhận ra không, bạn thân mến, bước 1 và bước 4 là thứ chúng ta có thể đưa quyết định và chủ động hành động của mình, nhưng bước 2 và bước 3 lại là hoạt động tự nhiên của não bộ, ta không thể quyết định được. Hiểu như vậy, ta sẽ biết lựa chọn thời điểm rèn luyện “cơ bắp” tập trung nên đặt vào bước 1 và bước 4.
Thay đổi ở bước đầu tiên
Cụ thể là ở bước đầu tiên, khi bắt đầu bước vào công việc, chúng ta cần thay đổi ở cả hai khía cạnh nhận thức và tâm lý.
Về khía cạnh nhận thức
Chúng ta luôn bắt đầu với việc lựa chọn 1 nhiệm vụ trong 1 thời điểm, đảm bảo nhiệm vụ ấy đủ rõ ràng và cụ thể. Ví như tôi, để chuẩn bị cho bài viết về sự tập trung, tôi cần đọc 10 bài viết từ nguồn tin uy tín, ghi chép ý chính vào file Google Docs.
Khi chuẩn bị cho ngày làm việc, tôi mở sẵn file Docs sẽ làm và trang chủ Google, bên cạnh đó là các keyword cần tìm cũng được viết sẵn ra. Nó giống như thể tất cả nằm đó chỉ chờ đợi tôi, để khi tôi đã bắt đầu thì sẽ có thể làm ngay lập tức.
Nguyên nhân tệ nhất khiến chúng ta dễ trật khỏi kế hoạch là những lần lên Youtube tìm nhạc và bị xao nhãng bởi các content trên trang chủ Youtube, hay những khi muốn kiểm tra nốt các thông báo của mạng xã hội trên điện thoại chỉ để… cho yên tâm.
Điện thoại cũng nên là thứ bị cách li khi muốn tập trung. Và tốt nhất là chúng ta đặt nó ra xa khỏi tầm nhìn, chọn chế độ “Tập trung”, tắt bớt thông báo liên tục. Ngoài ra, nếu làm việc ở văn phòng, cậu có thể không tránh được những lần phải trò chuyện xã giao với người này người kia. Nhưng nếu mình tiếp chuyện với họ thì công việc của chính mình bị ảnh hưởng, trách nhiệm của mình cũng vì thế mà lung lay. Thôi thì, ta đành làm họ tổn thương một chút, bằng cách thẳng thắn rằng - tôi cần tập trung trong khung giờ này, mình sẽ nói chuyện tiếp vào bữa trưa nhé! Tôi tin là mình nói một cách nhẹ nhàng, tử tế thì chẳng ai vì vậy mà tổn thương đâu.
Về khía cạnh tâm lý
Sự tích cực và thoải mái chắc chắn có thể giúp chúng ta tập trung vào công việc tốt hơn là những áp lực hay deadline nặng nề.
Trong thời gian còn đi làm ở công ty, tôi nhận thấy, nhiều người bạn của mình dễ bị xao nhãng, chỉ vì họ nghĩ trước quá nhiều trong đầu, tới lúc cần làm thì tự nhiên… thấy chán và bỏ qua.
Quả thực, chúng ta không làm chủ được mọi suy nghĩ trong đầu mình. Mong bạn đừng tự trách nếu mình cứ “nghĩ rồi không làm”. Vốn dĩ, những suy nghĩ đó không xấu, chẳng qua là vì khi ta đã nghĩ quá nhiều, và điều đó vô tình tạo ra áp lực lớn, buộc bản thân ta phải làm cho hoàn hảo, phải đúng với kì vọng đề ra. Nhưng, bạn thân mến, sự hoàn thành luôn tốt hơn sự hoàn hảo.
Vì vậy, dù là khi đặt ra deadline, sắp xếp to-do list công việc, bạn nên cân nhắc tới khả năng của bản thân. Nếu deadline quá căng, nó sẽ chèn ép ta, khiến ta thấy sợ và chán, nhưng nếu nó quá dễ dàng, lại khiến ta chểnh mảng, dửng dưng. Vấn đề này… thật là tiến thoái lưỡng nan cậu nhỉ? Nhưng thực sự, deadline chỉ có ý nghĩa tích cực khi nó phù hợp với chúng ta thôi, bạn thân mến.
Gần đây, tôi đã đọc xong cuốn “Đi tìm lẽ sống” của tác giả Viktor Frankl, và tôi rất thích liệu pháp ý nghĩa - tìm ra ý nghĩa cho công việc mình làm. Trong tài liệu mà tôi tìm hiểu về sự tập trung cũng có chung ý tưởng này. Tức là, nếu ta coi việc trả lời email như công việc hành chính, ta sẽ thấy nhàm chán, nhưng nếu ta xem nó như một cuộc hội thoại để hiểu biết về đối phương, thì ta sẽ thấy nó có ý nghĩa và hứng thú để tập trung hơn.
Bên cạnh những động lực đến từ điều tích cực, chúng ta cũng có thể tăng sự tập trung thông qua… điều tiêu cực. Bởi vì trong nhiều trường hợp, nỗi sợ còn hiệu quả hơn cả sự cổ vũ đơn thuần.
Nếu nghĩ rằng, bây giờ mình mất tập trung, mình sẽ bị sếp mắng, công việc sẽ hỏng, nếu mình không kịp xong công việc vì mất tập trung, mình sẽ bị trừ lương. Đó chính là cách ta tận dụng nỗi sợ để thúc đẩy bản thân. Nhưng tất nhiên, cậu không nhất định phải áp dụng điều này nếu nó khiến cậu căng thẳng, hãy cứ lựa chọn theo những gì cậu hiểu và tin ở bản thân nhé!
Thay đổi ở bước cuối cùng
Sau một lúc tập trung làm việc, não bộ chắc chắn bắt đầu bị xao nhãng, đây là bước 2.
Vì cơ chế này hoàn toàn tự nhiên nên đừng cảm thấy tự trách hay mặc định là mình có lỗi. Việc quan trọng là khi đã nhận biết sự xao nhãng tồn tại ở bước 3, ta cần nhanh chóng đưa bản thân trở lại với công việc, đó là bước 4.
Vậy thì ta nên làm gì để chủ động đưa tâm trí trở lại với sự tập trung?
Thường thì, tôi bắt đầu bằng cách nói chuyện với chính mình như hai bản thể độc lập: “Mình đang xao nhãng nhưng mình cần trở lại với công việc ngay!”.
Có thể cậu sẽ thấy buồn cười, nhưng tôi thực sự luôn nói chuyện một mình trong phòng riêng. Bởi đặc thù làm tại nhà, nên chỉ có mình tôi trong phòng và tôi vẫn thường nói lớn rằng: "Mình không xem FB nữa, làm bài tiếp nào yê yê!". Chắc hẳn, nếu bố mẹ tôi có vô tình nghe thấy, họ sẽ hoảng sợ mà nghĩ tôi bị điên rồi. Nhưng điều đó lại rất hiệu quả để dứt ra khỏi cơn lốc xoáy mạng xã hội tạo ra và đang cuốn lấy ta.
Vả lại, để tận dụng cơn nghiện mạng xã hội mà chính tôi còn thấy ghét này, thì thỉnh thoảng tôi vẫn đặt ra các mục tiêu ràng buộc. Khi đang viết bài, tôi giao hẹn với bản thân "viết xong bản nháp đầu tiên với 1500 chữ thì mới được lướt FB". Nhờ vậy, cái tôi cần làm không phải là ép mình sự tập trung, mà chỉ cần cố gắng hoàn thành cho xong mục tiêu cụ thể mà thôi.
Sau tất cả, tôi thích được viết lại những việc mình đã hoàn thành. Đó là cách giúp tôi tự tri ân bản thân, duy trì cảm hứng, để tăng sự tập trung cho công việc tiếp theo. Cảm hứng giống như một dòng chảy miên man, khi ta được hoà mình một dòng chảy tích cực ấy, cứ thế mà trở nên tích cực thôi.
Và hãy giữ cơ thể khoẻ mạnh, ngủ đủ giấc, ăn đủ chất nữa, bạn thân mến. Khi ta tỉnh táo, mình cũng có thể làm chủ hành vi và suy nghĩ, dù phải ứng phó với những thứ làm mình mất tập trung.
À, tôi suýt quên một chuyện.
Bạn thân mến, có lẽ chúng ta chẳng ép được mình tập trung, nếu mình… chán công việc đang làm, cậu có nghĩ thế không?
Có khoảng thời gian đó, tôi thường viết một bài SEO trong khoảng 2 tiếng. Nhưng đến khi cảm thấy chán nản với đề bài ngày càng khó và nội dung cứ lặp đi lặp lại, tôi đã mất tới 5 tiếng, 6 tiếng chỉ để ngồi ì ra đó, viết 100 chữ lại lướt Facebook. Thứ tôi chịu thua là cảm giác chán nản, chứ không phải công việc. Đến giờ nghĩ lại tôi vẫn thấy tiếc thời gian quý báu của mình vô cùng.
Chỉ là, công việc không phải thứ ta sẽ được toàn quyền lựa chọn. Vậy nên, hãy tìm ra ý nghĩa của công việc mình làm, như trong một ý tôi đã nhắc tới phía trên; hãy tìm sự giúp đỡ của người khác để tạo cảm hứng mới. Hãy chấp nhận hoàn cảnh thực tế để không cảm thấy hoang mang. Hãy đứng lên đi dạo. Hãy tìm ra những cách giúp mình thả lỏng hơn trong công việc, thay vì cứ ngồi một chỗ trong áp lực và tìm cách né tránh khó khăn. Là vậy đó, bạn thân mến.
LỜI KẾT
Bạn thân mến, tôi hi vọng, lá thư hôm nay có thể mang lại điều gì đó ý nghĩa với cậu nha~
Chúc cho mỗi chúng ta sẽ luyện được cơ bắp “tập trung”!
Hãy luôn nhớ thông điệp này, chúng ta không cần hoàn hảo, không cần 100% thời điểm phải tích cực, phải tập trung, phải làm tốt, nhưng 80% hay 90% cũng đều là tốt cả, dù ít hơn nữa, thì cũng vẫn hơn 0% nào đúng không?
Và có một lời nhắn quen thuộc ở CHUNG rằng, điều quan trọng nhất, sau tất cả, sẽ luôn là cảm nhận của cậu, suy nghĩ của cậu, điều cậu biết là phù hợp với một mình cậu. Những điều tôi chia sẻ trên đây sẽ chỉ có ý nghĩa khi cậu sử dụng nó một cách phù hợp và linh hoạt với bản thân, được chứ?
Thương gửi cậu,
Từ Thu.